¿Cómo gestionar mis facturas en Athento ECM?
- Verónica Meza
Athento ha creado un nuevo tipo documental para que puedas gestionar de forma más cómoda tus facturas.
Creando facturas en Athento ECM
Para crear una nueva factura, utiliza el botón "Nuevo Documento".
A continuación, escoge el tipo documental "Invoice" o factura en inglés.
Rellena los metadatos y adjunta tu factura.
Metadatos del tipo documental factura
Rellenado automático de metadatos
Recuerda que el rellenado de los metadatos puede hacerse de forma automática si cuentas con una integración de Athento Smart Engine y Athento ECM.
| Metadato | Descripción |
|---|---|
| Título | Nombre de tu factura (se mostrará en el listado de documentos) |
| Fecha | Fecha de emisión de la factura |
| Proveedor | Quien emite la factura en caso de facturas recibidas. |
| Número | Número identificativo de la factura. |
| Facturado a: | Persona o empresa a la que se emite la factura en caso de facturas emitidas. |
| Subtotal | Valor a pagar antes de impuestos. |
| Impuestos | Porcentaje o valor monetario correspondiente a impuestos. |
| Total | Subtotal más impuestos. |
| Estado | Estado de la factura. Este estado puede ser:
|
| Contenido | Archivo de la factura. |
| Descripción | Puede añadir una descripción de la factura emitida o recibida. |
Buscando facturas
Ve al menú BÚSQUEDA.
En la barra lateral, en los filtros de busqueda, selecciona "Invoice_Search"
A continuación, aparecerán disponibles los metadatados de la factura para que puedas encontrar tus facturas. Por ejemplo, podrás filtrar por "Unpaid" y ver todas las facturas que aún no han sido pagadas.
Además, puedes elegir qué columnas se muestran en los resultados de búsqueda. Desde el listado de resultados, utiliza el icono
para editar los metadatos que se mostrarán en el listado.
¿Qué más puedo hacer con mis facturas?
A continuación echaremos un vistazo a distintas posibilidades para sacarle más partido a tus facturas.
Filtrar mis facturas
Puedes filtrar tus facturas usando la búsqueda "Invoice Search" y cualquiera de los metadatos del tipo documental factura, incluso en combinación.
Por ejemplo, puedes hacer rápidamente un listado de facturas emitidas no pagadas.
Con el botón guardar, puedes guardar los criterios de búsqueda que has utilizado para no tener que volver a configurar la búsqueda. Por ejemplo, podrías guardar una búsqueda de las facturas emitidas en mayo que no han sido pagadas. Cada que utilices esta búsqueda, los resultados se actualizarán, ya que las búsquedas guardadas sólo almacenan los criterios de búsqueda. Para utilizar una búsqueda guardada, seleccionala en la selección de búsqueda.
Recuerda que puedes elegir qué campos se muestran en los resultados.
Generar Informes
Utilizando los criterios de búsqueda puedes generar informes exportables en Excel. Para exportar una búsqueda, utiliza el icono 
que aparece sobre el listado de resultados.
Podrás manipular los datos en tu programa preferido de edición de hojas de cálculo, o utilizar el fichero Excel como insumo para tu software de contabilidad.
Aprobar Facturas
Como en cualquier otro tipo documental de Athento, con las facturas tienes disponibles flujos de revisión y aprobación en serie o paralelos, para que trabajes con tu equipo en la aprobación de documentos.
¿Puedo Automatizar la Gestión de mis Facturas?
No seríamos Gestión Documental Inteligente si no te dieramos la opción de trabajar menos 
Con la integración entre Athento Smart Engine, el módulo de captura de documentos de Athento, y Athento ECM, tu gestor documental, podrás automatizar las siguientes tareas:
- Reconocimiento automático de facturas.
- Extracción automática de los campos de una factura.
- Almacenamiento automático de la factura en una ubicación determinada en el gestor documental.
Pregunta a tu agente comercial sobre cómo obtener estas prestaciones.