Introducción

Athento ECM incorpora la funcionalidad de generación de ficheros basada en plantillas, cuya finalidad es generar ficheros (excel, word, pdf...) de forma dinámica, cuyo contenido se genera en base a información del documento, por ejemplo metadatos. El objetivo es mejorar procesos de negocio que requieran de esta información, con un formato corporativo, y generado al instante por el usuario.

Cómo funciona

El funcionamiento en general es muy simple, sigue los siguientes pasos:

Se genera una plantilla con algún programa ofimático, donde se define el aspecto y la ubicación de toda la información. Estas plantillas se crean desde Word, Openoffice, etc, con las herramientas habituales de estas herramientas. En este paso no es necesario tener más que unos conocimientos básicos para poder identificar los campos del documento dentro de la plantilla, pero todo el formato y resto de información se lleva a cabo con la herramienta ofimática escogida. Ésto da la facilidad de que personas no necesariamente expertas a nivel técnico en el gestor documental, puedan definir el formato de la plantilla. Por ejemplo, un departamento de marketing podría encargarse de la creación de la plantilla que posteriormente un departamento concreto, dentro de un proceso concreto, va a utilizar para generar la documentación.
La plantilla se incorpora a Athento. En la sección "Templates" o "Plantillas", se crea una nueva "Plantilla" donde por un lado se adjunta la plantilla definida en el paso 1, y por otro lado se definen una serie de propiedades que indican a qué tipos documentales aplica, si se asocia a todos los documentos de ese tipo de forma automática, el formato de salida, etc.
Cuando un usuario de Athento crea un nuevo documento para el cual, la plantilla está disponible y asociada, pueden generar el fichero. Éste usuario ya no tiene por qué conocer nada de los pasos 1 y 2, simplemente utiliza la funcionalidad de generación.

Creación de un fichero de plantilla

Una plantilla es el fichero que se va a utilizar para generar el documento que se completará de forma dinámica con las propiedades que se hayan definido. Este fichero de plantilla puede ser:

Un documento ofimático (.docx, .odt, .xls, .ods)
Un fichero HTML
Un fichero XML

Para generar esta plantilla:

Se genera un fichero ofimático, HTML o XML como haríamos de forma habitual con nuestra aplicación preferida.
En el documento, se sitúan variables que harán referencia a los valores de entrada con información de Athento (veremos más abajo ejemplos de variables).

Ejemplos de variables:

${doc.title}: El título del documento
${doc.dublincore.description}: La descripción del documento
${doc.dublincore.modified}: La fecha de última modificación. Se puede referenciar con el sufijo ?date para visualizar sólo la fecha, o ?time para visualizar sólo la hora. Por defecto se muestran ambos
${doc.versionLabel}: Visualiza el número de versión del documento

Como norma general, lo más habitual es referenciar metadatos personalizados que siempre tendrán el siguiente esquema:

${doc.schema.metadata}
- "doc" hace referencia al documento en sí. Si vamos a obtener información de algún metadato, siempre es necesario poner "doc" (tal cual).
- "schema" hace referencia al esquema de metadatos. En los ejemplos anteriores, schema era "dublincore". Sustituimos la palabra "schema" por el esquema que contenga el metadato a referenciar.
- "metadata" hace referencia al metadato concreto. En los ejemplos anteriores, vemos "description" o "modified". Sustituimos la palabra "metadata" por el metadato en sí.
Por ejemplo, si queremos visualizar el total de una cotización, siendo cotizacion el esquema, y total el metadato:

Campo	Descripción
Title/Título	El nombre de la plantilla. Se rerefencia desde los documentos con el título que aquí se le dé.
Description/Descripción	Explicación acerca de la finalidad de la plantilla.
Contenido	El fichero generado en el paso previo
Simple mode / Modo básico
Template usage	Para una plantilla ofimática: "Create a rendition" (generación de documento)
Advanced mode /Modo avanzado
Nature	Naturaleza que tendrá el documento generado.
Document types for which the template is available	Tipos documentales a los que se podrá aplicar esta plantilla.
Allow parameters override	Marcar si los parámetros se podrán modificar manualmente por el usuario (obviando los que vengan del documento)
Template processor	Seleccionar qué motor se va a utilizar. Básicamente: XDocReport está especialmente indicado para docx y odt, JXLS está más orientado para hojas de cálculo: xls, y ods.
Rendition	Seleccionar cómo se generará el documento basado en la plantilla.
Document types automatically associated to template	Seleccionar si, además de estar disponible la generación, se quiere que inicialmente esté ya asociado. Lo habitual es que sí.
Template is editable on the document (office template)	Marcar si queremos que la propia plantilla se muestre en editable en el documento, con lo que podamos modificarla específicamente para el documento generado.
Rendering output format	Seleccionamos el formato de la generación. Si el formato es distinto del de la propia plantilla, se tratará de convertir posteriormente donde tenga sentido.

Usando las plantillas en Athento

Un documento puede estar asociado a una o varias plantillas. Si se asocia con distintas plantillas, la primera asociada se considera la principal. Cuando un documento tiene plantillas asociadas o tiene la posibilidad de tenerlas, se visualiza una nueva pestaña: "Associated templates / Plantillas asociadas".

Hay distintas formas para asociar una plantilla a un documento.

Crear un documento basado en un plantilla

Si la plantilla está disponible, aparece una opción adicional al crear el contenido, y es que en lugar de seleccionar el fichero, marquemos si queremos que se genere el fichero principal automáticamente proveniente de los metadatos utilizados.

Asociar una plantilla a un documento

Es posible asociar una plantilla a un documento después de la creación de éste:

Se hace click en el icono de asociar plantilla:
Se selecciona la plantilla y se hace click en "Bind template / Asociar plantilla".
Si hubiera más de una plantilla asociada, desde la pestaña de "Plantillas asociadas" podríamos verlas.

Generación de un documento basado en la plantilla

Desde la vista de sumario podemos generar el fichero directamente en la zona de "Renditions / Generación".

Modificar Plantillas Existentes

La modificación varia de acuerdo al tipo de formato que queramos trabajar.

Para modificar una plantilla

Recomendamos la utilización de LibreOffice u OpenOffice

Modificar una hoja de Cálculo

Para modificar una hoja de cálculo que se utiliza como plantilla en Athento ECM:

Descargue la plantilla. Puede hacerlo desde Templates o Plantillas. Busque la plantilla que necesita y haga clic en la flecha junt al nombre del documento para descargarlo.

2. Haga los cambios que necesita sobre el documento descargado y guarde los cambios. Puede hacer estos cambios con Microsoft Excel o con OpenOffice o LibreOffice.

3. En Athento ECM, haga clic sobre el documento de la plantilla para entrar en él, y vaya a la pestaña modificar. Desde allí, en el campo Examinar, podrá cargar el archivo modificado. No olvide guardar el documento.

Su plantilla se habrá modificado.

Modificar un documento de procesador de texto

Para modificar plantillas de formatos tipo Word, debe seguir el proceso anteriormente descrito.

IMPORTANTE

Si su plantilla de Word tiene funcionalidad de firma embebida, necesariamente tendrá que hacer la edición con LibreOffice u OpenOffice. Al momento de guardar los cambios, guarde su archivo como "Texto Office Open XML (.docx)(*.docx)" .

Ver también

http://blog.athento.com/2016/02/como-generar-un-documento-desde-el.html