Publicación interna de documentos

Los espacios de publicación o secciones

Los espacios de publicación o secciones son los lugares destinados a la publicación interna de documentación final.

El funcionamiento de estos espacios es similar al de una carpeta, con la diferencia de que no se permite la creación de nuevo contenido: tan sólo está permitida la publicación.

Al igual que las carpetas o los espacios de trabajo, para acceder a un espacio de publicación necesitas tener credenciales de usuario de Athento y tener permisos en dicho espacio de publicación.

En la raíz de los espacios de publicación se pueden crear una estructura tan compleja como se quiera para la publicación, de manera que tengas espacios para clientes, franquiciados, socios, departamentos de tu empresa, o cualquier otra categoría que necesites.

Hacer una publicación interna

Una publicación interna consiste en poner a disposición de los usuarios de un determinado espacio de publicación una versión concreta de un documento, de manera que puedan consultar el mismo en modo de sólo lectura.

Por tanto, los usuarios que accedan a la publicación del documento no podrán modificarlo, cambiar sus metadatos, ni cambiar el contenido. Tampoco podrán acceder a otras versiones del documento, lo que te permitirá seguir trabajando en futuras versiones del documento sin que esto afecte a la versión publicada que están consultando los usuarios.

Para hacer una publicación interna, abre el documento que deseas publicar, y pulsa en la pestaña "Publish" (o Publicar). Se mostrarán todos los lugares disponibles para la publicación. Haz clic en el enlace "Publish here" (o Publicar aquí).

En la parte inferior puedes consultar todos los lugares en los que un documento está publicado, y puedes despublicarlo pulsando el botón "Unpublish" (o Despublicar).

También puedes acceder al documento publicado desde el enlace de la lista inferior, o desde el árbol de navegación, buscando el espacio de publicación en el que ha sido publicado.

Si estás trabajando sobre una nueva versión de un documento publicado, puedes publicar la nueva versión en el mismo lugar de publicación.

Al trabajar con una versión más nueva que la publicada, al acceder a la pestaña "Publish" aparecerá el botón "Republish" en la lista de enlaces publicados.

Solicitar permiso para la publicación

Si el usuario que está publicando sólo tiene permiso de Lectura en la sección de publicación, tendrá que esperar a que un usuario con permisos al menos de Lectura/Escritura, apruebe la publicación para poder verlo.

Si el usuario que está publicando tiene permisos de Lectura/Escritura en la sección de publicación, entonces la publicación es automáticamente aceptada.

Un usuario con permiso de Lectura/Escritura puede ver las aprobaciones que tiene pendientes desde Home/Inicio, o en el propio documento.