Gestiona tus documentos Administrativos con Athento
- Cristina Calle (Unlicensed)
Athento ha creado un nuevo tipo documental para que puedas gestionar de forma más cómoda diferentes tipos de documentos administrativos de tu empresa.
Documentos Adminsitrativos disponibles en Athento
Para crear tu nuevo documento, utiliza el botón "Nuevo Documento".
A continuación, encontrarás un bloque llamado "Doc.Administrativos". En ese bloque encontrarás todos los tipos documentales realcionados con este departamento que puedes utilizar.
Los tipos documentales para gestionar tus documentos administrativos que encontrarás son:
- Orden de pago.
- Solicitud de transferencia.
- Solicitud de viaje.
- Hoja de gasto.
Para crear tu documento utilizando estos tipos documentales, tan sólo tienes que seleccionar el tipo documental elegido.
Orden de Pago
Metadatos específicos del tipo documental orden de pago
| Información Orden de Pago | |
| Número | Número de orden |
| Concepto | Detalle del pago |
| Fecha de Orden de Pago | Fecha de emisión de la orden |
| Cantidad | Importe a pagar |
| Cuenta Origen | Cuenta desde donde se realizará el pago |
| Cuenta Destino | Cuenta a la que vamos a realizar el pago |
| Fecha de Validación | Fecha de aprobación de la orden |
Solicitud de Transferencia
Metadatos específicos del tipo documental Solicitud de Transferencia
| Información Solicitud de Transferencia | |
| Concepto | Información sobre el concepto de la transferencia (nº factura, viaje...) |
| Fecha de la Solicitud de Transferencia | Fecha de solicitud |
| Fecha en la que la transferencia se hace efectiva | Fecha de ejecución de la transferencia |
| Cantidad | Importe a pagar |
| Cuenta Origen | Cuenta desde donde se realizará el pago |
| Cuenta Destino | Cuenta a la que vamos a realizar el pago |
| Fecha de Validación | Fecha de aprobación de la orden |
Solicitud de Viaje
Metadatos específicos del tipo documental Solicitud de Viaje
| Información Solicitud de Viaje | |
| Fecha de la Solicitud de Viaje | Fecha de solicitud |
| Fecha comienzo del viaje | Fecha de inicio |
| Fecha de fin de viaje | Fecha de fin |
| Viaje | Destino |
| Objetivos del viaje | Descricpción del viaje |
| Cantidad | Importe a pagar |
| Fecha de Validación | Fecha de aprobación del viaje |
Hoja de Gasto
Metadatos específicos del tipo documental Hoja de Gasto
| Información Hoja de Gasto | |
| Categoría | Objeto del gasto (Ej: Comercial) |
| Ubicación | Donde |
| Fecha del gasto | Cuando se ha ejecutado el gasto |
| Cantidad | Importe del gasto ejecutado |
| Fecha de Validación | Fecha de aprobación del viaje |
Metadatos comunes a todos los tipos documentales administrativos
En los tipos documentales administrativos encontrarás una serie de metadatos específicos, estos metadatos son:
- Información de Usuario
- Proyecto Asociado
Estos metadatos permiten asociar por ejemplo, una solicitud de viaje con un usuario (un empleado, por ejemplo) y con un proyecto. Estos tipos documentales los encontrarás en el bloque de gestión. Desde este enlace encontrarás información sobre estos tipos documentales
Buscando documentos Administrativos
Ve al menú BÚSQUEDA.
En la barra lateral, en los filtros de busqueda, selecciona "Búsqueda Docs Admin"
A continuación, aparecerán disponibles los metadatados de los diferentes documentos administrativos para que puedas encontrar tus documentos creados con estos tipos documentales. Por ejemplo, podrás filtrar por "Fecha de Validación" y ver todos los documentos que han sido validados en un periodo de tiempo concreto.
¿Qué más puedo hacer con mis documentos administrativos?
A continuación echaremos un vistazo a distintas posibilidades para sacarle más partido a tus documentos administrativos.
Aprobar mis documentos administrativos
Como en cualquier otro tipo documental de Athento, con los tipos documentales administrativos tienen disponibles flujos de revisión y aprobación en serie o paralelos, para que trabajes con tu equipo en la aprobación de documentos.
¿Puedo Automatizar la Gestión de mis Documentos Administrativos?
No seríamos Gestión Documental Inteligente si no te dieramos la opción de trabajar menos 
Con la integración entre Athento Smart Engine, el módulo de captura de documentos de Athento, y Athento ECM, tu gestor documental, podrás automatizar las siguientes tareas:
- Reconocimiento automático de documentos.
- Extracción automática de los campos de cada documento.
- Almacenamiento automático de los documentos en una ubicación determinada en el gestor documental.
Pregunta a tu agente comercial sobre cómo obtener estas prestaciones.