Resumen de las Funcionalidades de Athento ECM

La solución está basada en un sistema de Gestión Documental que aporta las funcionalidades base para dar cobertura a cualquier caso de uso de Gestión Documental (control de versiones, trabajo colaborativo, flujos de trabajos, búsquedas, reportes, etc.), y, al mismo tiempo, ofrece la opción de permitir una parametrización del sistema para que se adapte a las necesidades del cliente.

Carga de Documentos

El sistema permite los siguientes métodos de importación de documentos:

1. Arrastrar y soltar.
   
2. Importación mediante formularios.
   
3. Sincronización de escritorio.
   
4. Utilización de WebDav.
5. Carga CSV
6. Carpetas monitorizadas FTP.
7. Correos electrónicos.
8. Importación de varios documentos mediante el botón Import y asignación de metadatos en bloque.
   

Gestión de Versiones

El sistema permite la gestión de versiones menores (doctype v 4.x) siendo “x” el número a incrementar, y de versiones mayores (doctype v y.6)  siendo  “y”  el número a incrementar en los documentos el sistema. Las versiones menores se usan para indicar cambios menores en los documentos, mientras que las versiones mayores son usadas para indicar cambios importantes en un documento.

Ver vídeo: Incrementar Versiones Mayores:  https://www.youtube.com/watch?v=6F26yzu7nfE

Ver vídeo: Incrementar Versiones Menores:  https://www.youtube.com/watch?v=Hod6e26Oc1I

Cuando se genera una nueva versión las anteriores  son  archivadas automáticamente. Estas versiones estarán disponibles para los usuarios para su consulta. Adicionalmente, el sistema permite la comparación entre versiones (metadatos, ficheros adjuntos, pero no del contenido de los propios documentos) y la posibilidad de restaurar una versión ya creada.

Creación de Contenidos

El sistema permite la creación de distintos tipos de documentos como se aprecia en la siguiente captura:

1. Picture: Para la creación de imágenes.
2. Web Template, Nota: Creación de documentos web.
3. Carpeta.
4. Foro.
5. Collection: para la creación de libros de imágenes.
6. Archivo: para la creación de ficheros tradicionales.
7. Athento Mail: Para la captura de correos electrónicos y adjuntos.

Adicionalmente, el sistema contempla la creación de tipos documentales adaptados a las necesidades específicas del cliente.

Gestión de Activos Digitales

El sistema permite la gestión de activos digitales en distintas dimensiones:

1. Metadatos específicos para vídeo e imágenes.
   
   
   
2. Previsualización online de vídeo, imágenes y sonido.
   
   
   
3. Carga mediante mecanismos como el Drive que permite la carga en background de archivos de este tipo de ficheros.

Esquema de Metadatos

El sistema incorpora por defecto el esquema de metadatos Dublin Core como se aprecia en la imagen.

No obstante, el servicio cloud de Athento, permite adaptar el esquema de metadatos por tipo documental de acuerdo a las necesidades del cliente.

Búsquedas por contenidos y metadatos

El sistema indexa el contenido de todos los documentos que no sean imágenes, así como sus metadatos, permite hacer búsquedas rápidas y búsquedas avanzadas por uno o varios de los metadatos de forma anidada.

Ofrece también un potente motor de búsqueda. El tiempo de búsqueda es de 2” para una búsqueda aleatoria sobre el repositorio sobre un volumen de 4 millones de documentos. El sistema tiene filtros que permiten acortar estos tiempos y acotar el tamaño del repositorio de documentos sobre el que buscar.

Además incorpora un buscador que te sugiere los resultados más relevantes, facilitando la búsqueda rápida.

Indexación de los contenidos de Imágenes (OCR)

Gracias a su potente funcionalidad de captura, Athento es capaz de extraer el contenido textual de imágenes existentes ya en el repositorio y de imágenes que se capturan a través de su módulo de captura. Esto garantiza que los documentos puedan ser encontrados por texto contenido en su interior.

Workflows de Aprobación o Revisión de Documentos

El sistema incorpora flujos de aprobación que hacen que el ciclo de vida de un documento cambie del estado “proyecto”, un estado de borrador, a un estado “aprobado”. A continuación se describen cada una de los flujos con sus particularidades.

Flujos en Serie: Permiten añadir tantos usuarios (o grupos de usuarios) como se quieran en la revisión. Para que el documento esté aprobado será obligatorio que todos los usuarios den el visto bueno. Si uno de ellos no lo aprueba (tendrá que poner cual  es el motivo) el documento volverá al creador de la revisión para que corrija los errores y lo comience con los usuarios que considere oportuno. Es decir, en este tipo de flujo  los usuarios revisores hacen una revisión secuencial.

Ver vídeo:  https://www.youtube.com/watch?v=t4EqAvxDUTQ

Flujo en Paralelo: Permiten añadir tantos usuarios (o grupos de usuarios) como se quieran en la revisión, para que el documento  esté  aprobado bastará con que uno de los usuarios dé el visto bueno. Del mismo modo, si uno de ellos no lo aprueba (tendrá que poner cual es el motivo) el documento volverá al creador de la revisión para que corrija los errores y lo comience con los usuarios que considere oportuno. Para este flujo es posible poner una fecha máxima para realizar la tarea.

Ver vídeo:  https://www.youtube.com/watch?v=gp4XjG6udkk

Cuando el documento inicia un flujo de trabajo es bloqueado automáticamente para todos los usuarios menos para el creador, administrador y el usuario que tiene que revisar el documento, asegurando así la integridad de la información. El sistema envía de forma automática una notificación por email al usuario o usuarios que tienen la tarea asignada. Las tareas además aparecerán en el panel de tareas pendientes dentro del panel de cada uno de los usuarios, podrán acceder al documento simplemente haciendo clic sobre él.

Trabajo Colaborativo con Documentos

Para la gestión del trabajo colaborativo de los usuarios, el sistema permite llevar a cabo acciones de control de dicha actividad colaborativa:

Control de versiones: El sistema permitie registrar versiones mayores y menores del documento, de modo que puedan señalarse cambios pequeños o sustanciales de los documentos. El sistema permite el archivo de versiones antiguas, su recuperación y la comparación entre versiones.

Check-in y Check-out: Los documentos pueden ser bloqueados por los usuarios con permisos para ello, de modo que, el trabajo de varios usuarios sobre un documento no se vea entorpecido.

Historial del Documento: Athento permite una trazabilidad de las operaciones llevadas a cabo sobre los documentos, para que los usuarios de forma visual puedan coordinar mejor su trabajo, al tiempo que se garantiza la seguridad de la información.

Suscripciones a eventos sobre documentos: Los usuarios podrán recibir notificaciones por correo electrónico relacionadas con eventos que ocurran sobre documentos, por ejemplo: cambios realizados, flujos de trabajo iniciados, etc.

Cliente de Sincronización de Escritorio

Athento ofrece un cliente de sincronización de Escritorio del repositorio. Este cliente es llamado Nuxeo Drive y proporciona acceso desde local a los documentos sincronizados con el servidor. Para más información se puede consultar el siguiente enlace: http://doc.athento.com/xwiki/bin/view/Athento+ECM+Cloud/Drive#.VHS3sclO3MA

Una vez instalado y configurado el cliente Nuxeo Drive en un equipo local, los documentos se guardan dicho ordenador para que se pueda acceder a ellos y trabajar en ellos sin conexión. La próxima vez que el equipo tenga una conexión a Internet, los cambios en la carpeta local se subirán a la nube. Los cambios en el servidor también se descargarán automáticamente al equipo local.

Compartir Información con Usuarios Externos

Athento permite compartir información con usuarios externos a la plataforma. Para ello, Athento incorpora el tipo documental “Carpetas para Compartir”. Los contenidos de esta carpeta pueden ser accedidos mediante una URL que recibirán los destinatarios de los mismos.

Control de Acceso

El sistema permite la creación de usuarios desde Centro del Admin > Usuarios y grupos. Mediante un botón es posible la creación de los usuarios o de los grupos. Los grupos se asignan al usuario en el momento de creación o edición del usuario. Estos grupos pueden ser usados para dar permisos en bloque a los usuarios desde los espacios a los que se les quiere dar o denegar acceso. El sistema permite así mismo la herencia de permisos.

Exportación de Datos

El sistema pone a disposición de los usuarios diversos mecanismos de exportación.

Individual: El sistema permite exportar un documento en formato PDF, XML, XML en Zip o exportación del binario en Zip.

Exportación de metadatos en formato XML.

De varios ficheros: Es posible exportar jerarquías completas de documentos, incluida la totalidad de documentos del sistema. Es posible exportar los XMLs que contienen los metadatos de los documentos junto con sus blob. Adicionalmente, es posible exportar los archivos como tal  en un archivo ZIP.

Para exportar documentos individuales o en masa, los usuarios deben dirigirse a la vista de exportación, accesible desde el submenú a la derecha de la pantalla.

En el caso de documentos individuales, este botón se encuentra dentro de la opción Más del mismo menú.

Compatibilidad con navegadores de Internet

Cumplimiento: La plataforma tendrá un acceso completamente web, Para facilitar el acceso independientemente del browser, ésta implementa los estándares de navegación web establecidos por la W3C. Como se menciona en puntos anteriores, Athento puede ser accedido desde cualquier browser mediante protocolos https o http. Sin embargo, dado que no todos los browsers implementan igual los lenguajes de marcado, Athento recomienda la utilización de los siguientes navegadores para obtener una experiencia de usuario óptima: