Existen diferentes mecanismos para llevar a cabo la categorización y organización de documentos en el gestor documental.
La plataforma brinda mecanismos físicos y lógicos para la organización de documentos. Vamos a ver algunos de ellos.
Mecanismos lógicos o virtuales
Son aquellos mecanismos que sirven para agrupar documentos sin que estos se encuentren ubicados en el mismo lugar en el gestor documental. Las clasificaciones lógicas o virtuales no están ligadas a una estructura física, sino que son clasificaciones que toman algún criterio para generar una clasificación virtual. Por ejemplo, en un blog, podemos mostrar los post ordenados por años aunque esto no signifique que cada año tiene una carpeta en la que se guardan las entradas. Por otro lado, estas clasificaciones virtuales no están ligadas al almacenamiento, ya que perderían su carácter virtual. A lo que sí que están ligadas es a la recuperación de documentos. Son opciones que nos ofrecen los sistemas para recuperar los documentos siguiendo distintos criterios. Normalmente, las clasificaciones virtuales toman el criterio de organización de los metadatos del documento.
Metadatos
Los metadatos son indispensables en un sistema de gestión documental. Deben ser la opción mínima y básica a la hora de recuperar documentos. Es decir, debemos ser capaces de encontrar un documento por su título, creador o fecha de modificación como mínimo. Athento soporta el esquema Dublin Core por defecto, pero es posible definir metadatos específicos para tipos de documentos. En Athento, los metadatos pertenecen a un tipo documental. Si lo vemos a más bajo nivel, los tipos documentales pertenecen a un esquema, y los esquemas pertenecen a uno o varios tipos documentales. Esta estructuración permite que varios tipos documentales compartan metadatos comunes.
En términos de organización y clasificación de documentos, el gestor documental aporta filtros (desde la pestaña búsqueda) que permiten recuperar conjuntos de documentos agrupados de acuerdo al valor de sus metadatos. Por ejemplo, en el siguiente filtro veremos como es posible filtrar facturas dependiendo de si han sido emitidas o recibidas y que hayan sido pagadas.
Athento permite la creación de tipos documentales y esquemas sin necesidad de programación desde Rhombus. Vea también /wiki/spaces/CNS/pages/24051714
Etiquetas
Las etiquetas son categorías virtuales que describen y agrupan a una serie de documentos. Las nubes de etiquetas, son un conjunto de etiquetas que sirven para navegar por todos los documentos del sistema según términos claves que podrían describir el contenido del documento.
La nube de etiquetas del gestor documental está ubicada a la izquierda de su pantalla.
Relaciones
Las relaciones son información que conecta los documentos del gestor documental con otros documentos o recursos externos. Permiten que los documentos hagan parte de una estructura coherente y organizada.En términos prácticos, las relaciones funcionan como hipervínculos entre documentos.
Las relaciones disponibles son:
- Relación de referencia (referencias, se hace referencia por)
- Base (se basa en, es la base para)
- Sustitución (reemplaza, se sustituye por)
- Requisito (requiere, es requerido por)
- Conformidad (cumple, tiene conformidad).
En la pestaña Resumen se muestra un resumen de las relaciones del documento.
Colecciones
Las colecciones son un documento similar a una carpeta en la que se pueden clasificar los documentos existentes. Los documentos no se copian o se mueven a la colección, que sólo contiene un enlace al documento en su ubicación original.
Las colecciones permiten a los usuarios crear su propia organización del contenido sin duplicar el contenido.
La lista de colecciones disponibles está disponible en el menú Inicio, en la pestaña Colecciones.
