Buenas prácticas para la organización y clasificación de documentos

Existen diferentes mecanismos para llevar a cabo la categorización y organización de documentos en el gestor documental.

La plataforma brinda mecanismos físicos y lógicos para la organización de documentos. Vamos a ver algunos de ellos:

Mecanismos lógicos o virtuales

Son aquellos mecanismos que sirven para agrupar documentos sin que estos se encuentren ubicados en el mismo lugar en el gestor documental. Las clasificaciones lógicas o virtuales no están ligadas a una estructura física, sino que son clasificaciones que toman algún criterio para generar una clasificación virtual. Por ejemplo, en un blog, podemos mostrar los posts ordenados por años aunque esto no signifique que cada año tiene una carpeta en la que se guardan las entradas. Por otro lado, estas clasificaciones virtuales no están ligadas al almacenamiento, ya que perderían su carácter virtual. A lo que sí que están ligadas es a la recuperación de documentos. Son opciones que nos ofrecen los sistemas para recuperar los documentos siguiendo distintos criterios. Normalmente, las clasificaciones virtuales toman el criterio de organización de los metadatos del documento.

Metadatos

Los metadatos son indispensables en un sistema de gestión documental. Deben ser la opción mínima y básica a la hora de recuperar documentos. Es decir, debemos ser capaces de encontrar un documento por su título, creador o fecha de modificación como mínimo. Athento soporta el esquema Dublin Core por defecto, pero es posible definir metadatos específicos para tipos de documentos. En Athento, los metadatos pertenecen a un tipo documental. Si lo vemos a más bajo nivel, los tipos documentales pertenecen a un esquema, y los esquemas pertenecen a uno o varios tipos documentales. Esta estructuración permite que varios tipos documentales compartan metadatos comunes.

En términos de organización y clasificación de documentos, el gestor documental aporta filtros (desde la pestaña búsqueda) que permiten recuperar conjuntos de documentos agrupados de acuerdo al valor de sus metadatos. Por ejemplo, en el siguiente filtro veremos como es posible filtrar facturas dependiendo de si han sido emitidas o recibidas y que hayan sido pagadas.

Athento permite la creación de tipos documentales y esquemas sin necesidad de programación desde Rhombus. Vea también /wiki/spaces/CNS/pages/24051714.

Etiquetas

Las etiquetas son categorías virtuales que describen y agrupan a una serie de documentos. Las nubes de etiquetas, son un conjunto de etiquetas que sirven para navegar por todos los documentos del sistema según términos claves que podrían describir el contenido del documento. 

La nube de etiquetas del gestor documental está ubicada a la izquierda de su pantalla.

Recomendamos la definición de unas etiquetas mínimas que estén configuradas y listas para usar antes de que los usuarios finales empiecen a trabajar con el sistema. Esto facilitará su labor y normalizará la creación de etiquetas.

Relaciones

Las relaciones son información que conecta los documentos del gestor documental con otros documentos o recursos externos. Permiten que los documentos hagan parte de una estructura coherente y organizada. En términos prácticos, las relaciones funcionan como hipervínculos entre documentos.

Las relaciones disponibles son:

• Relación de referencia (referencias, se hace referencia por).
• Base (se basa en, es la base para).
• Sustitución (reemplaza, se sustituye por).
• Requisito (requiere, es requerido por).
• Conformidad (cumple, tiene conformidad). 
  
  

En la pestaña Resumen se muestra un resumen de las relaciones del documento.

Recomendamos que se tengan y comuniquen las políticas de definición de relaciones entre documentos para que todo el equipo siga una misma lógica a la hora de definirlas.

Colecciones

Las colecciones son un documento similar a una carpeta en la que se pueden clasificar los documentos existentes. Los documentos no se copian o se mueven a la colección, que sólo contiene un enlace al documento en su ubicación original.

Las colecciones permiten a los usuarios crear su propia organización del contenido sin duplicar el contenido.

La lista de colecciones disponibles está disponible en el menú Inicio, en la pestaña Colecciones.

Las colecciones son elementos fantásticos para usar en el trabajo diario con aquellos documentos o conjuntos de documentos a los que se accede de forma constante y que se encuentran ubicados en distintas localizaciones.

Mecanismos Físicos

Se basan en la ubicación física de los documentos. Permiten a los usuarios acceder a los documentos mediante la navegación, por lo que significan un acceso menos directo, no obstante, un acceso natural para usuarios conocedores de la estructura documental.

En el gestor documental, el mecanismos físico para organizar los documentos es mediante carpetas o elementos similares.

Todos los documentos son presentados en forma de árbol. Este árbol parte de los Espacios de Trabajo o Workspaces que son la ubicación en la que los usuarios han de crear los documentos corporativos.

Este árbol en términos más técnicos se conoce como el cuadro de clasificación, y los usuarios con los permisos correspondientes tienen total libertad para acoplarlo a la clasificación documental de su empresa o tablas de retención, ya esta ésta una clasificación funcional u orgánica.

Recomendamos que los primeros niveles del cuadro de clasificación se creen empleando el tipo documental Worspace (Espacio de Trabajo) ya que este tipo documental permite el uso de plantillas de estructuras de carpetas.

Taxonomías

Las taxonomías son categorizaciones hechas con base en significados relativos al contenido de documentos. Podemos tener clasificaciones físicas que sigan una determinada taxonomía y al mismo tiempo podemos tener clasificaciones lógicas taxonómicas.
Por ejemplo, en el caso de la forma en la que organizamos las facturas de la empresa:

• Las podemos organizar según el año en la que se generan o por departamento responsable. En este caso, estamos hablando de una clasificación de negocio, no taxonómica, ya que no tiene en cuenta para nada el contenido de los documentos. 
• Las podemos organizar de acuerdo a si son facturas por producto o por servicio. En este caso, aunque en una forma muy básica, estamos teniendo en cuenta un significado de las facturas y su contenido para categorizarlas. 

En el caso de las clasificaciones lógicas, tener una categorización por tema del documento sería una forma de utilizar una taxonomía.
Las taxonomías enriquecen las posibilidades de navegación y las posibilidades de recuperación de documentos.

Contenido relacionado: /wiki/spaces/ASE/pages/45842434