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El sistema permite los siguientes métodos de importación de documentos:
- Arrastrar y soltar.
- Importación mediante formularios.
- Sincronización de escritorio.
- Utilización de WebDav.
- Carpetas monitorizadas FTP.
- Correos electrónicos.
- Importación de varios documentos mediante el botón Import y asignación de metadatos en bloque.
Gestión de Versiones
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Cuando se genera una nueva versión las anteriores son archivadas automáticamente. Estas versiones estarán disponibles para los usuarios para su consulta. Adicionalmente, el sistema permite la comparación entre versiones (metadatos, ficheros adjuntos, pero no del contenido de los propios documentos) y la posibilidad de restaurar una versión ya creada.
Creación de Contenidos
El sistema permite la creación de distintos tipos de documentos como se aprecia en la siguiente captura:
- Picture: Para la creación de imágenes.
- Web Template, Nota: Creación de documentos web.
- Carpeta.
- Foro.
- Collection: para la creación de libros de imágenes.
- Archivo: para la creación de ficheros tradicionales.
- Athento Mail: Para la captura de correos electrónicos y adjuntos.
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- Metadatos específicos para vídeo e imágenes.
- Previsualización online de vídeo, imágenes y sonido.
- Carga mediante mecanismos como el Drive que permite la carga en background de archivos de este tipo de ficheros.
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El sistema incorpora por defecto el esquema de metadatos Dublin Core como se aprecia en la imagen.
No obstante, el servicio cloud de Athento, permite adaptar el esquema de metadatos por tipo documental de acuerdo a las necesidades del cliente.
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El sistema indexa el contenido de todos los documentos que no sean imágenes, así como sus metadatos, permite hacer búsquedas rápidas y búsquedas avanzadas por uno o varios de los metadatos de forma anidada.
Ofrece también un potente motor de búsqueda. El tiempo de búsqueda es de 2” para una búsqueda aleatoria sobre el repositorio sobre un volumen de 4 millones de documentos. El sistema tiene filtros que permiten acortar estos tiempos y acotar el tamaño del repositorio de documentos sobre el que buscar.
Además incorpora un buscador que te sugiere los resultados más relevantes, facilitando la búsqueda rápida.
Indexación de los contenidos de Imágenes (OCR)
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Cuando el documento inicia un flujo de trabajo es bloqueado automáticamente para todos los usuarios menos para el creador, administrador y el usuario que tiene que revisar el documento, asegurando así la integridad de la información. El sistema envía de forma automática una notificación por email al usuario o usuarios que tienen la tarea asignada. Las tareas además aparecerán en el panel de tareas pendientes dentro del panel de cada uno de los usuarios, podrán acceder al documento simplemente haciendo clic sobre él.
Trabajo Colaborativo con Documentos
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