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El sistema permite los siguientes métodos de importación de documentos:
- Arrastrar y soltar.
- Importación mediante formularios.
- Sincronización de escritorio.
- Utilización de WebDav.
- Carga CSV
- Carpetas monitorizadas FTP.
- Correos electrónicos.
- Importación de varios documentos mediante el botón Import y asignación de metadatos en bloque.
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Gestión de Versiones
El sistema permite la gestión de versiones menores (doctype v 4.x) siendo “x” el número a incrementar, y de versiones mayores (doctype v y.6) siendo “y” el número a incrementar en los documentos el sistema. Las versiones menores se usan para indicar cambios menores en los documentos, mientras que las versiones mayores son usadas para indicar cambios importantes en un documento.
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Cuando se genera una nueva versión las anteriores son archivadas automáticamente. Estas versiones estarán disponibles para los usuarios para su consulta. Adicionalmente, el sistema permite la comparación entre versiones (metadatos, ficheros adjuntos, pero no del contenido de los propios documentos) y la posibilidad de restaurar una versión ya creada.
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Creación de Contenidos
El sistema permite la creación de distintos tipos de documentos como se aprecia en la siguiente captura:
- Picture: Para la creación de imágenes.
- Web Template, Nota: Creación de documentos web.
- Carpeta.
- Foro.
- Collection: para la creación de libros de imágenes.
- Archivo: para la creación de ficheros tradicionales.
- Athento Mail: Para la captura de correos electrónicos y adjuntos.
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Adicionalmente, el sistema contempla la creación de tipos documentales adaptados a las necesidades específicas del cliente.
Gestión de Activos Digitales
El sistema permite la gestión de activos digitales en distintas dimensiones:
- Metadatos específicos para vídeo e imágenes.
- Previsualización online de vídeo, imágenes y sonido.
- Carga mediante mecanismos como el Drive que permite la carga en background de archivos de este tipo de ficheros.
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Esquema de Metadatos
El sistema incorpora por defecto el esquema de metadatos Dublin Core como se aprecia en la imagen.
No obstante, el servicio cloud de Athento, permite adaptar el esquema de metadatos por tipo documental de acuerdo a las necesidades del cliente.
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El sistema indexa el contenido de todos los documentos que no sean imágenes, así como sus metadatos, permite hacer búsquedas rápidas y búsquedas avanzadas por uno o varios de los metadatos de forma anidada.
Ofrece también un potente motor de búsqueda. El tiempo de búsqueda es de 2” para una búsqueda aleatoria sobre el repositorio sobre un volumen de 4 millones de documentos. El sistema tiene filtros que permiten acortar estos tiempos y acotar el tamaño del repositorio de documentos sobre el que buscar.
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Historial del Documento: Athento permite una trazabilidad de las operaciones llevadas a cabo sobre los documentos, para que los usuarios de forma visual puedan coordinar mejor su trabajo, al tiempo que se garantiza la seguridad de la información.
Suscripciones a eventos sobre documentos: Los usuarios podrán recibir notificaciones por correo electrónico relacionadas con eventos que ocurran sobre documentos, por ejemplo: cambios realizados, flujos de trabajo iniciados, etc.
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Athento permite compartir información con usuarios externos a la plataforma. Para ello, Athento incorpora el tipo documental “Carpetas para Compartir”. Los contenidos de esta carpeta pueden ser accedidos mediante una URL que recibirán los destinatarios de los mismos.
Control de Acceso
El sistema permite la creación de usuarios desde Centro del Admin > Usuarios y grupos. Mediante un botón es posible la creación de los usuarios o de los grupos. Los grupos se asignan al usuario en el momento de creación o edición del usuario. Estos grupos pueden ser usados para dar permisos en bloque a los usuarios desde los espacios a los que se les quiere dar o denegar acceso. El sistema permite así mismo la herencia de permisos.
Exportación de Datos
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Individual: El sistema permite exportar un documento en formato PDF, XML, XML en Zip o exportación del binario en Zip.
Exportación de metadatos en formato XML.
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De varios ficheros: Es posible exportar jerarquías completas de documentos, incluida la totalidad de documentos del sistema. Es posible exportar los XMLs que contienen los metadatos de los documentos junto con sus blob. Adicionalmente, es posible exportar los archivos como tal en un archivo ZIP.
Para exportar documentos individuales o en masa, los usuarios deben dirigirse a la vista de exportación, accesible desde el submenú a la derecha de la pantalla.
En el caso de documentos individuales, este botón se encuentra dentro de la opción Más del mismo menú.
Funcionalidad Inteligente de Captura
Mediante el Smart Engine se conseguirán automatizar tareas como la clasificación de documentos, la organización y la indexación de metadatos.
El sistema permite varios orígenes de captura, entre los que se encuentran:
- Interfaz del Smart Engine.
- Hot folders o carpetas monitorizadas mediante tareas tipo cron. La periodicidad de la monitorización puede definirse desde el backend del Smart Engine, en el menú Djcelery. Estos Los Hot folders pueden ser accedidos mediante FTP.
- Mediante correo electrónico.
El Smart Engine de Athento es capaz de identificar de forma automática tipos documentales. Esta tarea puede llevarla a cabo por diferentes medios, por ejemplo:
- Palabras clave contenidas en el documento.
- Uso de anclajes de clasificación.
- Lectura de códigos de barras o QR.
Estos mecanismos de clasificación pueden ser configurados desde la propia interfaz del software.
Además, Athento Smart Engine permite la extracción automática de metadatos asociados a un tipo documental. Estos metadatos pueden definirse desde la interfaz del software.
Athento proporciona múltiples métodos para la extracción de datos.
- Expresiones regulares.
- Expresiones delimitadas por cadenas de texto de inicio y de final.
- OCR zonal.
- Códigos de barras y QR.
- Coordenadas dentro del documento que hagan referencia a una determinada palabra contenida dentro del texto del documento (HOCR).
Para más información sobre la configuración de metadatos puede revisar la documentación de extracción de metadatos de Athento Smart Engine.
https://athento.atlassian.net/wiki/pages/viewpage.action?pageId=13434904
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Compatibilidad con navegadores de Internet
Cumplimiento: La plataforma tendrá un acceso completamente web, Para facilitar el acceso independientemente del browser, ésta implementa los estándares de navegación web establecidos por la W3C. Como se menciona en puntos anteriores, Athento puede ser accedido desde cualquier browser mediante protocolos https o http. Sin embargo, dado que no todos los browsers implementan igual los lenguajes de marcado, Athento recomienda la utilización de los siguientes navegadores para obtener una experiencia de usuario óptima:
Navegador | Versiones |
Mozilla Firefox |
Ultima versión |
Google Chrome |
18.0 o superior
Internet Explorer
Ultima versión | |
Edge |
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