Gestión de permisos en Athento ECM

Introducción a los permisos

En Athento ECM los permisos están asociados a la estructura de los documentos. Podemos asignar permisos sobre un espacio de trabajo o sobre una carpeta. Los permisos siguen una lógica jerárquica, de modo que por defecto, si damos permisos sobre el nivel superior de la jerarquía de documentos, todos los elementos por debajo de ese nivel heredarán los mismos permisos. Este comportamiento puede cambiarse bloqueando la herencia de permisos.

Los permisos en Athento se asignan a usuarios individuales o a grupos de usuarios. Se recomienda la asignación de permisos a grupos de usuarios para facilitar su mantenimiento.

Agregar un permiso

Para agregar un permiso, en la raíz de un espacio de trabajo, una carpeta o un documento, haga clic sobre la pestaña Permission. Si ya hay permisos creados lo podemos ver en la lista que aparece debajo de Permission Defined Locally. Para agregar un permiso hacemos clic sobre el botón New Permission.

En la nueva ventana que se ha abierto rellanamos los datos:

• User/Group: Usuario o Grupo al que queremos dar permiso (debe haberse creado antes).

• Right: Permiso que le queramos dar, en esta lista desplegable tenemos tres opciones:

                                 1) Leer.

                                 2) Leer y escribir.

                                 3) Gestionar todo.                                                                   

• Time frame:    aqui tenemos dos opciones:

                                1) Permanent (para siempre)

                                2) Date based (para definir permisos que se mantienen entre unas determinadas fechas de inicio y de fin)

• Send an email to notify user : aquí podemos mandar un email al usuario para notificarle de los permisos asignados(opcional).

Una vez rellanado todos los datos  hacemos clic sobre el botón Create.                        

Cuando hayamos hecho clic sobre el botón  Create podemos observar que en la lista  Permission Defined Locally  ha aparecido nuestro grupo o usuario y en la columna Right el tipo de permiso.

                          Editar o Eliminar un permiso

Para  editar un permiso tenemos a la derecha este icono  y para eliminar tenemos este icono  .

Filtrado de permisos

Para filtrar o buscar  permisos de un usuario  debemos ir a la pestaña Permissions desde el Centro del Administrador .

Ahora podemos ver en nuestra pantalla dos nuevas pestañas Search y Purge. Con  el primero Search podemos hacer un filtrado por:

• User/Group: usuario / Grupo.
• Granted By:  concedido por.
• Ubicación: por carpetas.
• Right:  por  permisos.
• Time Frame: entre fechas
• Status:  por el estado de los permisos
• Policy Name: aquí hay dos opciones: 
                                 1)  Local -  para permisos concedido local
                                 2)  Routing - para permisos concedidos por un workflow
  
  

Los resultados se mostraran en la parte inferior de la pagina.

Eliminar todos los  permisos.

Para eliminar todos los permisos de un usuario o un grupo tenemos la pestaña Purge.

Aquí debemos rellenar el campo User/Group con el usuario o grupo cuyo permisos queremos eliminar.

En la imagen inferior vamos a eliminar los permisos del grupo EjemploPermisos.

Una vez rellenado el campo User/Group y después de haber hecho clic al botón Buscar nos aparecerá una lista con todos los permisos para ese usuario o grupo.

En el caso de la imagen hay dos resultados. Ya tan solo queda hacer le clic sobre el botón Purge  y los permisos del grupo serán eliminados.

Versión 6.0

El Cuadro de Clasificación Documental define los diferentes niveles que constituyen el árbol de documentos de la organización. En cada uno de los niveles se pueden usar los permisos heredados de niveles superiores o definir unos permisos distintos mediante permisos locales. 

Permisos heredados

Por defecto, en Athento ECM los permisos de cada carpeta y espacio de trabajo son heredados de los niveles superiores, de manera que si se ha construido un Cuadro de Clasificación Documental en Athento y no se han gestionado los permisos locales de dichos espacios de trabajo y carpetas, en todos ellos existirán los mismos permisos que en la raíz del dominio. 

La herencia de permisos puede bloquearse en aquellos espacios de trabajo que fuera necesario. Esta acción modificará los permisos locales (se añadirán automáticamente permisos locales para administradores globales) y modifica los permisos en los niveles inferiores. 

Para bloquear la herencia de permisos en un espacio de trabajo, accede a la pestaña "Administrar" y después a la subpestaña "Permisos de acceso". Finalmente pulsa el botón "Bloquear la herencia de permisos". Esta acción se aplica automáticamente y no es necesario guardar.

Permisos locales

Los permisos locales son aquellos que se definen específicamente para un espacio de trabajo o una carpeta. Los permisos locales son compatibles con los permisos heredados, y en el caso de que esté bloqueada la herencia de permisos, serán los únicos aplicables en ese nivel y los inferiores.

Añadir un nuevo permiso

Para añadir un nuevo permiso en un espacio de trabajo o en una carpeta, accede a dicho espacio o carpeta, selecciona la pestaña "Administrar" y la subpestaña "Permisos de acceso". 

En el último apartado, "Añadir un nuevo permiso", existe un formulario para añadir permisos a usuarios o grupos. 

Para añadir uno o varios permisos locales, sigue estos pasos: 

1. Introduce el nombre completo o parte del nombre del usuario o grupo al que vas a asignar un permiso local. En la lista de sugerencias, selecciona al usuario o grupo al que quieres conceder permisos. Puedes añadir más de un usuario o grupo añadiéndolo a continuación del anterior. 

   

2. Selecciona el permiso que quieres asignarle de entre los siguientes:

   • Leer: permite acceder a ese espacio de trabajo o carpeta y todo su contenido en el modo de consulta. No se pueden realizar modificaciones. 

   • Leer y escribir: añade al permiso anterior la posibilidad de modificar el contenido. 

   • Gestionar todo: concede al usuario o grupo todos los permisos anteriores y los permisos de administración sobre el espacio de trabajo. 

     

3. Pulsa el botón "Conceder". Se mostrará el nuevo permiso en la sección "Permisos locales" con una señal de alerta junto al título de la sección.

   

4. Si estás conforme con los nuevos permisos asignados, mostrados en la sección "Permisos locales", pulsa el botón "Guardar". Al guardar desaparecerá la señal de alerta.