Los flujos de trabajo permiten la revisión de documentos entre varias personas.
Existen dos flujos de trabajo por defecto en Athento:
- Revisión en paralelo: Permite que varias personas revisen y den su opinión sobre un documento, sin importar el orden en que lo hagan.
- Flujo de revisión en serie: permite establecer el orden de los colaboradores que van a revisar el documento, de manera que hasta que no sea revisado por un colaborador, el documento no pase al siguiente colaborador para su validación.
Para iniciar un flujo de trabajo sobre un documento, ve a la pestaña Sumario del documento, selecciona el tipo de revisión (en paralelo o en serie) en el apartado FLUJOS DE TRABAJO, y pulsa el botón Inicio.
Al pulsar sobre el botón Inicio, se actualiza la página de sumario, incluyendo el apartado TAREAS, con un formulario para rellenar los datos del flujo de trabajo.
Debes completar el campo Participantes de la revisión con los colaboradores que deben participar en la revisión del documento.
- Si se trata de una revisión en paralelo, el orden de los participantes no importa.
- Si por el contrario es una revisión en serie, el orden en que se incluye a los participantes determina el orden en el que van a ser requeridos para revisar el documento.
El campo Fecha de fin de la consulta establece la fecha límite para la revisión del documento.
Además, puedes añadir un comentario de manera opcional al flujo de revisión.
Cuando completes los campos del formulario, pulsa el botón Iniciar la revisión.
¿Cómo puedo consultar mis flujos de trabajo?
Puedes consultar los flujos de trabajo en los que se te ha incluido como revisor del documento desde INICIO > Mi panel de control:
Cuando hayas revisado el documento puedes validarlo desde la pestaña Sumario. Si consideras que el documento no es válido para la aprobación, debes pulsar "Rechazar". Si, en otro caso, consideras que no te corresponde validar el documento o hay otro motivo por el que no quieres pulsar "Validar" ni "Rechazar", pulsa "N/A" (No aplica).
Comentarios en los flujos de trabajo
Hay dos tipos de comentarios en los flujos de trabajo:
- El comentario de inicio del flujo de trabajo, donde puedes describir en qué consiste la tarea que se encomienda a los usuarios asignados a la validación. Puedes describir la tarea con tanto detalle como sea necesario, pero te recomendamos que la describas brevemente en el primer párrafo, pues los primeros 963 caracteres quedarán registrados en el historial del documento, para poder hacer un seguimiento.
- Los comentarios de los usuarios validadores, en los que deben indicar en qué ha consistido la tarea o justificar su decisión final. Estos comentarios están pensados para respuestas breves, por lo que están limitados a 963 caracteres. El comentario completo quedará reflejado en el historial del documento.
