La evolución de un documento, cada vez que un colaborador lo edita, constituye su ciclo de vida. 
El ciclo de vida de un documento en el gestor documental está compuesto por cuatro estados:

• Proyecto: El documento ha sido creado y puede ser modificado.
• Aprobado: El documento ha sido aprobado y es considerado como válido. 
  • Si se realizan modificaciones sobre un documento en este estado, volverá al estado Proyecto.
  • Para transitar del estado Proyecto a Aprobado debe aplicarse sobre el documento un flujo de trabajo y todos los participantes del flujo deben validar el documento.
• Obsoleto: El documento ya no es necesario y ha sido reemplazado por una nueva versión.
• Borrado: Un colaborador ha enviado el documento a la papelera.