Athento ECM incorpora la funcionalidad de generación de ficheros basada en plantillas, cuya finalidad es generar ficheros (excel, word, pdf...) de forma dinámica, cuyo contenido se genera en base a información del documento, por ejemplo metadatos. El objetivo es mejorar procesos de negocio que requieran de esta información, con un formato corporativo, y generado al instante por el usuario.
El funcionamiento en general es muy simple, sigue los siguientes pasos:
Una plantilla es el fichero que se va a utilizar para generar el documento que se completará de forma dinámica con las propiedades que se hayan definido. Este fichero de plantilla puede ser:
Para generar esta plantilla:
Ejemplos de variables:
Como norma general, lo más habitual es referenciar metadatos personalizados que siempre tendrán el siguiente esquema:
Campo | Descripción |
---|---|
Title/Título | El nombre de la plantilla. Se rerefencia desde los documentos con el título que aquí se le dé. |
Description/Descripción | Explicación acerca de la finalidad de la plantilla. |
Contenido | El fichero generado en el paso previo |
Simple mode / Modo básico | |
Template usage | Para una plantilla ofimática: "Create a rendition" (generación de documento) |
Advanced mode /Modo avanzado | |
Nature | Naturaleza que tendrá el documento generado. |
Document types for which the template is available | Tipos documentales a los que se podrá aplicar esta plantilla. |
Allow parameters override | Marcar si los parámetros se podrán modificar manualmente por el usuario (obviando los que vengan del documento) |
Template processor | Seleccionar qué motor se va a utilizar. Básicamente: XDocReport está especialmente indicado para docx y odt, JXLS está más orientado para hojas de cálculo: xls, y ods. |
Rendition | Seleccionar cómo se generará el documento basado en la plantilla. |
Document types automatically associated to template | Seleccionar si, además de estar disponible la generación, se quiere que inicialmente esté ya asociado. Lo habitual es que sí. |
Template is editable on the document (office template) | Marcar si queremos que la propia plantilla se muestre en editable en el documento, con lo que podamos modificarla específicamente para el documento generado. |
Rendering output format | Seleccionamos el formato de la generación. Si el formato es distinto del de la propia plantilla, se tratará de convertir posteriormente donde tenga sentido. |
Un documento puede estar asociado a una o varias plantillas. Si se asocia con distintas plantillas, la primera asociada se considera la principal. Cuando un documento tiene plantillas asociadas o tiene la posibilidad de tenerlas, se visualiza una nueva pestaña: "Associated templates / Plantillas asociadas".
Hay distintas formas para asociar una plantilla a un documento.
Si la plantilla está disponible, aparece una opción adicional al crear el contenido, y es que en lugar de seleccionar el fichero, marquemos si queremos que se genere el fichero principal automáticamente proveniente de los metadatos utilizados.
Es posible asociar una plantilla a un documento después de la creación de éste:
Desde la vista de sumario podemos generar el fichero directamente en la zona de "Renditions / Generación".
La modificación varia de acuerdo al tipo de formato que queramos trabajar.
Recomendamos la utilización de LibreOffice u OpenOffice |
Para modificar una hoja de cálculo que se utiliza como plantilla en Athento ECM:
2. Haga los cambios que necesita sobre el documento descargado y guarde los cambios. Puede hacer estos cambios con Microsoft Excel o con OpenOffice o LibreOffice.
3. En Athento ECM, haga clic sobre el documento de la plantilla para entrar en él, y vaya a la pestaña modificar. Desde allí, en el campo Examinar, podrá cargar el archivo modificado. No olvide guardar el documento.
Su plantilla se habrá modificado.
Para modificar plantillas de formatos tipo Word, debe seguir el proceso anteriormente descrito.
Si su plantilla de Word tiene funcionalidad de firma embebida, necesariamente tendrá que hacer la edición con LibreOffice u OpenOffice. Al momento de guardar los cambios, guarde su archivo como "Texto Office Open XML (.docx)(*.docx)" . |