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El sistema permite los siguientes métodos de importación de documentos:
- Arrastrar y soltar.
- Importación mediante formularios.
- Sincronización de escritorio.
- Utilización de WebDav.
- Carpetas monitorizadas FTP.
- Correos electrónicos.
- Importación de varios documentos mediante el botón Import y asignación de metadatos en bloque.
Gestión de Versiones
El sistema permite la gestión de versiones menores (doctype v 4.x) siendo “x” el número a incrementar, y de versiones mayores (doctype v y.6) siendo “y” el número a incrementar en los documentos el sistema. Las versiones menores se usan para indicar cambios menores en los documentos, mientras que las versiones mayores son usadas para indicar cambios importantes en un documento.
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Cuando se genera una nueva versión las anteriores son archivadas automáticamente. Estas versiones estarán disponibles para los usuarios para su consulta. Adicionalmente, el sistema permite la comparación entre versiones (metadatos, ficheros adjuntos, pero no del contenido de los propios documentos) y la posibilidad de restaurar una versión ya creada.
Creación de Contenidos
El sistema permite la creación de distintos tipos de documentos como se aprecia en la siguiente captura:
- Picture: Para la creación de imágenes.
- Web Template, Nota: Creación de documentos web.
- Carpeta.
- Foro.
- Collection: para la creación de libros de imágenes.
- Archivo: para la creación de ficheros tradicionales.
- Athento Mail: Para la captura de correos electrónicos y adjuntos.
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Adicionalmente, el sistema contempla la creación de tipos documentales adaptados a las necesidades específicas del cliente.
Gestión de Activos Digitales
El sistema permite la gestión de activos digitales en distintas dimensiones:
- Metadatos específicos para vídeo e imágenes.
- Previsualización online de vídeo, imágenes y sonido.
- Carga mediante mecanismos como el Drive que permite la carga en background de archivos de este tipo de ficheros.
Esquema de Metadatos
El sistema incorpora por defecto el esquema de metadatos Dublin Core como se aprecia en la imagen.
No obstante, el servicio cloud de Athento, permite adaptar el esquema de metadatos por tipo documental de acuerdo a las necesidades del cliente.
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El sistema indexa el contenido de todos los documentos que no sean imágenes, así como sus metadatos, permite hacer búsquedas rápidas y búsquedas avanzadas por uno o varios de los metadatos de forma anidada.
Ofrece también un potente motor de búsqueda. El tiempo de búsqueda es de 2” para una búsqueda aleatoria sobre el repositorio sobre un volumen de 4 millones de documentos. El sistema tiene filtros que permiten acortar estos tiempos y acotar el tamaño del repositorio de documentos sobre el que buscar.
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Individual: El sistema permite exportar un documento en formato PDF, XML, XML en Zip o exportación del binario en Zip.
Exportación de metadatos en formato XML.
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De varios ficheros: Es posible exportar jerarquías completas de documentos, incluida la totalidad de documentos del sistema. Es posible exportar los XMLs que contienen los metadatos de los documentos junto con sus blob. Adicionalmente, es posible exportar los archivos como tal en un archivo ZIP.
Para exportar documentos individuales o en masa, los usuarios deben dirigirse a la vista de exportación, accesible desde el submenú a la derecha de la pantalla.
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En el caso de documentos individuales, este botón se encuentra dentro de la opción Más del mismo menú.
Compatibilidad con navegadores de Internet
Cumplimiento: La plataforma tendrá un acceso completamente web, Para facilitar el acceso independientemente del browser, ésta implementa los estándares de navegación web establecidos por la W3C. Como se menciona en puntos anteriores, Athento puede ser accedido desde cualquier browser mediante protocolos https o http. Sin embargo, dado que no todos los browsers implementan igual los lenguajes de marcado, Athento recomienda la utilización de los siguientes navegadores para obtener una experiencia de usuario óptima:
Navegador | Versiones |
Mozilla Firefox | 10.0 o superior |
Google Chrome | 18.0 o superior |
Internet Explorer | 8 o superior |